Política de retenção de arquivos
Saiba como gerenciamos seus arquivos, mantemos o histórico de versões e garantimos a conformidade com os requisitos de retenção
Políticas inteligentes de gerenciamento de arquivos
Nossa plataforma implementa políticas inteligentes de gerenciamento de arquivos para garantir que seus documentos estejam protegidos, acessíveis e em conformidade com os requisitos de retenção.
Histórico de versões
Mantemos versões anteriores dos seus arquivos para que você possa se recuperar de erros
Limpeza Automática
Versões antigas e uploads incompletos são removidos automaticamente para economizar espaço
Proteção de Documentos
Documentos de conformidade importantes podem ser bloqueados para evitar alterações acidentais
O que isso significa para você
Essas políticas funcionam automaticamente em segundo plano. Você não precisa fazer nada: seus arquivos são protegidos, o histórico de versões é mantido e o armazenamento é otimizado sem nenhum esforço de sua parte.
Controle de versão de arquivo
Cada vez que você carrega uma nova versão de um arquivo, mantemos a versão anterior segura. Isso significa que você sempre pode voltar e recuperar uma versão mais antiga, se necessário.
Como funciona
Cenário de exemplo
Você carrega o "Relatório de Conformidade v1.pdf"
Você faz alterações e carrega o "Relatório de Conformidade v2.pdf" com o mesmo nome de arquivo
Agora armazenamos v1 (anterior) e v2 (atual)
Você carrega o "Relatório de Conformidade v3.pdf"
Mantemos v2 (anterior) e v3 (atual), v1 é removido
Beneficiar
Isso protege você contra alterações ou exclusões acidentais. Você sempre tem uma versão de backup disponível para recuperação.
Limpeza de versão
Para economizar espaço de armazenamento e manter tudo organizado, removemos automaticamente versões muito antigas dos seus arquivos. Isso acontece em segundo plano sem afetar os arquivos atuais ou o backup mais recente.
Como funciona
Exemplo de linha do tempo
Carregar "Relatório.pdf" versão 1
A versão 1 está armazenada
Carregar "Report.pdf" versão 2
As versões 1 e 2 são armazenadas
24 horas se passaram desde que a versão 1 ficou antiga
A versão 1 é removida automaticamente. A versão 2 (atual) é mantida.
Nota importante
Esta limpeza afeta apenas versões de backup antigas. Seu arquivo atual nunca é excluído automaticamente. Você sempre terá pelo menos uma versão de backup disponível por 24 horas após ela se tornar antiga.
Carregamentos incompletos
Às vezes, o upload de um arquivo pode começar, mas não terminar completamente - talvez sua conexão com a Internet tenha caído, você tenha fechado o navegador ou tenha ocorrido um problema técnico.
Como lidamos com isso
Cenário de exemplo
Você começa a enviar um arquivo grande, mas sua internet é desconectada no meio. O upload para em 50%.
O upload parcial fica armazenado, aguardando para ser concluído
Após 7 dias, se ainda não estiver completo, nós o removeremos automaticamente
Basta fazer upload do arquivo novamente quando sua conexão estiver estável. O novo upload funcionará normalmente.
O que você deve fazer
Se você notar que o upload de um arquivo não foi concluído, não espere sete dias – basta carregá-lo novamente. O sistema mostrará se um arquivo está "processando" ou "concluído" para que você possa verificar seus uploads.
Proteção de Documentos (Bloqueio de Objeto)
Para fins de conformidade e regulamentação, alguns documentos precisam ser bloqueados para que não possam ser alterados ou excluídos por um período específico.
Como funciona
Modo de governança
Os arquivos são protegidos, mas administradores autorizados podem substituir o bloqueio se for absolutamente necessário
Fornece flexibilidade enquanto mantém a proteção
Modo de conformidade
Os arquivos são completamente bloqueados - mesmo os administradores não podem excluí-los ou modificá-los até que o período de retenção termine
Proteção máxima para conformidade regulatória
Exemplos de casos de uso
Este recurso está habilitado?
A proteção de documentos é opcional e pode ser habilitada com base nos requisitos de conformidade da sua organização. Entre em contato com seu administrador para verificar se esse recurso está habilitado para sua conta.
Perguntas frequentes
Não, mantemos apenas a versão atual e uma versão anterior. Se você precisar de um histórico de versões mais longo, recomendamos baixar versões importantes localmente ou ativar a proteção de documentos para arquivos críticos.
Quando você exclui um arquivo, ele não é removido imediatamente. Torna-se uma “versão excluída” e segue as mesmas regras de limpeza de versão. Você tem 24 horas para recuperar um arquivo excluído antes que ele seja removido permanentemente. Se a proteção de documentos estiver ativada, a exclusão será evitada durante o período de retenção.
O sistema mostrará o status do upload. Os arquivos concluídos aparecem como "concluídos", enquanto os uploads em andamento ou que falharam mostrarão status diferentes. Se não tiver certeza, tente enviar o arquivo novamente.
O período de retenção é configurado no nível do sistema. Se precisar de períodos de retenção diferentes para arquivos diferentes, entre em contato com seu administrador.
Nosso sistema suporta uploads de arquivos grandes por meio da tecnologia de multipart upload. Isso significa que mesmo arquivos muito grandes (vários gigabytes) podem ser carregados de forma confiável. Se você tiver problemas com arquivos grandes, tente novamente com uma conexão estável à Internet.
Sim, o gerenciamento de versões e a limpeza de upload incompleto acontecem automaticamente para todos os arquivos. A proteção de documentos (bloqueio de objetos) é opcional e pode ser habilitada com base nos requisitos de conformidade da sua organização.
Precisa de mais informações?
Se você tiver dúvidas sobre nossas políticas de retenção de arquivos, precisar ajustar os períodos de retenção ou quiser ativar a proteção de documentos para sua organização, entre em contato conosco.
Suporte por e-mail
Entre em contato com seu administrador ou nossa equipe de suporte
Documentação
Verifique nossa documentação técnica para mais detalhes
Para Diretores de Conformidade
Se precisar de documentação técnica detalhada sobre nossas políticas de retenção para auditorias de conformidade, solicite nossa documentação de arquitetura técnica.