Política de retenção e gerenciamento de arquivos
Visão Geral
Nossa plataforma implementa políticas inteligentes de gerenciamento de arquivos para garantir que seus documentos estejam protegidos, acessíveis e em conformidade com os requisitos de retenção. Aqui está o que você precisa saber:
- 1Histórico de versões: Mantemos versões anteriores dos seus arquivos para que você possa se recuperar de erros
- 2Limpeza Automática: Versões antigas e uploads incompletos são removidos automaticamente para economizar espaço
- 3Proteção de documentos: Documentos de conformidade importantes podem ser bloqueados para evitar alterações acidentais
O que isso significa para você
Essas políticas funcionam automaticamente em segundo plano. Você não precisa fazer nada: seus arquivos são protegidos, o histórico de versões é mantido e o armazenamento é otimizado sem nenhum esforço de sua parte.
1. Controle de versão de arquivo
O que é versionamento de arquivos?
Cada vez que você carrega uma nova versão de um arquivo, mantemos a versão anterior segura. Isso significa que você sempre pode voltar e recuperar uma versão mais antiga, se necessário.
Como funciona
- Mantemos a versão atual (o último arquivo que você enviou)
- Também mantemos uma versão anterior como backup
- Isso lhe dá uma rede de segurança se algo der errado
- Você pode restaurar a versão anterior a qualquer momento
Cenário de exemplo
Você carrega o "Relatório de Conformidade v1.pdf"
Você faz alterações e carrega o "Relatório de Conformidade v2.pdf" com o mesmo nome de arquivo
→ Agora armazenamos v1 (anterior) e v2 (atual)
Você carrega o "Relatório de Conformidade v3.pdf"
→ Mantemos v2 (anterior) e v3 (atual), v1 é removido
Beneficiar
2. Limpeza de versão
O que é limpeza de versão?
Para economizar espaço de armazenamento e manter tudo organizado, removemos automaticamente versões muito antigas dos seus arquivos. Isso acontece em segundo plano sem afetar os arquivos atuais ou o backup mais recente.
Como funciona
- Sempre mantemos seu arquivo atual (versão mais recente)
- Mantemos uma versão anterior como backup
- Após 24 horas, as versões mais antigas são removidas automaticamente
- Isso acontece apenas quando você carrega uma nova versão
Exemplo de linha do tempo
Dia 1 (segunda-feira):
Carregar "Relatório.pdf" versão 1
✓ A versão 1 é armazenada
Dia 2 (terça-feira):
Carregar "Report.pdf" versão 2
✓ As versões 1 e 2 são armazenadas
Dia 3 (quarta-feira):
24 horas se passaram desde que a versão 1 ficou antiga
✓ A versão 1 é removida automaticamente
✓ A versão 2 (atual) é mantida
Nota importante
3. Uploads incompletos
O que são uploads incompletos?
Às vezes, o upload de um arquivo pode começar, mas não terminar completamente - talvez sua conexão com a Internet tenha caído, você tenha fechado o navegador ou tenha ocorrido um problema técnico. Quando isso acontece, os dados parciais do arquivo podem ser deixados para trás.
Como lidamos com isso
- Se o upload de um arquivo não for concluído em sete dias, ele será automaticamente cancelado
- Isso evita que arquivos incompletos ocupem espaço de armazenamento
- Você pode simplesmente tentar enviar o arquivo novamente
- Os uploads concluídos nunca são afetados por esta política
Cenário de exemplo
Você começa a enviar um arquivo grande, mas sua internet é desconectada no meio. O upload para em 50%.
O que acontece:
O upload parcial fica armazenado, aguardando para ser concluído
Após 7 dias, se ainda não estiver completo, nós o removeremos automaticamente
Basta fazer upload do arquivo novamente quando sua conexão estiver estável. O novo upload funcionará normalmente.
O que você deve fazer
5. Perguntas frequentes
Não, mantemos apenas a versão atual e uma versão anterior. Se você precisar de um histórico de versões mais longo, recomendamos baixar versões importantes localmente ou ativar a proteção de documentos para arquivos críticos.
When you delete a file, it's not immediately removed. It becomes a "deleted version" and follows the same version cleanup rules. You have 24 hours to recover a deleted file before it's permanently removed. If document protection is enabled, deletion is prevented during the retention period.
The system will show the upload status. Completed files show as "completed" while uploads in progress or that failed will show different statuses. If you're unsure, try uploading the file again.
O período de retenção é configurado no nível do sistema. Se precisar de períodos de retenção diferentes para arquivos diferentes, entre em contato com seu administrador.
Nosso sistema suporta uploads de arquivos grandes por meio da tecnologia de multipart upload. Isso significa que mesmo arquivos muito grandes (vários gigabytes) podem ser carregados de forma confiável. Se você tiver problemas com arquivos grandes, tente novamente com uma conexão estável à Internet.
Sim, o gerenciamento de versões e a limpeza de upload incompleto acontecem automaticamente para todos os arquivos. A proteção de documentos (bloqueio de objetos) é opcional e pode ser habilitada com base nos requisitos de conformidade da sua organização.
Questões?
Precisa de mais informações?
Se você tiver dúvidas sobre nossas políticas de retenção de arquivos, precisar ajustar os períodos de retenção ou quiser ativar a proteção de documentos para sua organização, entre em contato conosco.
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Para Diretores de Conformidade
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